5 gestes à poser pour assurer une bonne gouvernance

Vous avez décidé d’instaurer un comité consultatif (CC) ou un conseil d’administration (CA) au sein de votre PME? Félicitations, vous avez fait un pas dans la bonne direction! Assurez-vous maintenant de faire les choses dans les règles de l’art. Voici quelques-unes des actions à réaliser pour inspirer de meilleures pratiques en gouvernance.

1- Instaurer un CA indépendant

Le conseil d’administration doit être composé majoritairement d’administrateurs ou administratrices externes, sans liens d’affaires ou familiaux avec les dirigeants de la société. «Ils devraient être forts et inébranlables, indépendants d’esprit et désireux de remettre en question de manière constructive, sans diviser ou agir pour eux-mêmes», écrivent ainsi les instigateurs du rapport Commonsense Corporate Governance Principles, publié en juillet 2016.

Ces membres doivent aussi savoir faire preuve d’abnégation: ils doivent renoncer à tout avantage personnel dans le cadre de leurs fonctions, autres que ceux établis dans leur contrat. Bref, pour que votre conseil soit digne de ce nom, il devra être… indépendant!

2- Favoriser une composition des membres diversifiée

La diversité peut prendre plusieurs formes: âge, expertise, genre, culture, etc. Les études sont nombreuses à démontrer qu’un groupe de personnes aux profils variés prendront de meilleures décisions d’affaires, notamment grâce à la richesse de points de vue. Il est aussi rapporté que la diversité au sein d’un CA génère une capacité accrue en matière de résolution de problèmes et de créativité. Enfin, des études recensées par le 30% Club démontrent une relation positive entre l’amélioration du rendement d’une entreprise, la croissance économique et la représentation des femmes au sein des conseils d’administration.

3- Choisir des membres motivés

Puisqu’il s’agit d’une responsabilité importante, siéger à un conseil d’administration nécessite de l’engagement. «Les membres doivent consacrer beaucoup de temps et d’énergie à leur rôle. Par conséquent, un conseil devrait évaluer leur capacité à maintenir leur engagement, sans être distraits par des responsabilités concurrentes», rappellent les auteurs du rapport.

Idéalement, il faut leur offrir un programme d’intégration complet en début de mandat. L’historique de l’industrie, son paysage concurrentiel et les enjeux de pérennité qui risquent d’avoir un impact sur vos activités doivent être connus par les membres de votre CA. Ceux-ci doivent aussi connaître les rouages de l’organisation.

4- Clarifier le rôle de chaque intervenant

Le conseil d’administration demeure un acteur d’importance dans les orientations stratégiques de votre PME. Pour éviter toute friction, mieux vaut définir les rôles du conseil, du président, et de la direction. Qui fait quoi? Et quand? Il est nécessaire d’établir rapidement la hiérarchisation des responsabilités et la reddition de comptes attendue entre ces divers intervenants.

Évaluez la pertinence de mettre sur pied des comités, comme celui sur les ressources humaines par exemple. «Un conseil d’administration devrait avoir une structure de comité bien développée, avec des responsabilités précises. Les divulgations aux actionnaires doivent décrire la structure et la fonction de chaque sous-comité travaillant pour le conseil». Si vous voulez que tout fonctionne bien, précisez, nuancez et scindez les rôles. En matière de gouvernance, ces tâches sont de mise!

5- Collaborer avec le CA

Les membres du conseil devront entretenir une relation productive et efficace avec la haute direction. La qualité de la relation entre tous ces intervenants est d’une importance capitale pour que la direction générale et le CA puissent travailler efficacement ensemble. C’est cette relation qui fait le pont entre l’orientation stratégique de l’organisation et la réalisation concrète des objectifs de l’entreprise.

Le chef de la direction doit d’ailleurs contribuer à cette responsabilité. «Le PDG doit s’engager activement à l’égard des enjeux de gouvernance d’entreprise et ceux soulevés par les actionnaires (autre que sur sa propre rémunération)», rappellent les auteurs du rapport. Bien souvent, l’une des principales fonctions du conseil consiste à nommer, évaluer et remplacer si nécessaire le chef de la direction. Comme quoi l’un et l’autre ont intérêt à travailler main dans la main!